KOMPAS.com - Bosan dengan suasana rapat formal? Ciptakan suasana rapat yang santai dengan relasi lewat jamuan makan siang. Namun, sebelumnya perlu diperhatikan bahwa ada pula etika saat mengundang atau menghadiri lunch meeting. Berikut di antaranya;
* Pilih meeting point yang kondusif
Pilihlah tempat yang tenang, karena kebisingan bisa mengganggu jalannya diskusi. Perhatikan juga akses ke tempat itu. Hindari bertemu di lokasi yang macet. Tidak ingin, kan, Anda terjebak kemacetan hingga pertemuan menjadi terlambat. Konsultasikan beberapa alternatif tempat kepada klien. Tempat yang dipilih tak hanya merefleksikan karakter dan kepribadian Anda, tetapi juga perusahaan tempat Anda bekerja. Maka itu, pilih tempat yang pelayanannya bagus dan harganya pas. Menu dan harga perlu diperhatikan untuk membatasi pengeluaran, apalagi jika Anda mengeluarkan biaya sendiri. Untuk itu, pikirkan terlebih dulu sebelum memilih meeting point.
* Agenda tak terbatas
Semua hal bisa dijadikan agenda lunch meeting. Mulai dari perkenalan tim, penjelasan produk, negosiasi, menggali kebutuhan klien, hingga wawancara kerja.
* Alat kerja lengkap
Walau rapat berjalan lebih santai, penggunaan alat-alat kerja seperti laptop, alat tulis, dan kertas tetap menjadi hal wajib untuk melihat outline yang telah dibuat dan mencatat hasil rapat. Jika browsing merupakan hal yang penting, maka fasilitas wi-fi perlu diperhatikan. Sebisa mungkin hindari situs jejaring sosial atau melakukan chatting yang tidak ada hubungannya dengan tema rapat. Ingat, walau dilakukan sambil makan siang, rapat tetap memerlukan konsentrasi penuh.
* Tentukan batas waktu dan target
Lunch meeting berisiko tinggi mengacaukan fokus rapat, antara bekerja dan makan. Agar berjalan dengan baik, tentukan waktu dan target terlebih dahulu. Misalnya, dalam satu jam pertama semua ide harus bisa terkumpul. Satu jam berikutnya adalah pengambilan keputusan. Jika ingin membicarakan hal lain lakukan setelah rapat mencapai targetnya. Datang tanpa target dan otak kosong bisa membuat rapat tak menghasilkan apa-apa, kecuali perut yang kenyang.
* Etika jamuan makan
Bila Anda pengundang, maka Andalah yang berinisiatif untuk menawarkan makanan dan minuman kepada yang diundang. Sebaliknya, jika Anda yang diundang, maka tunggulah sampai pengundang yang menawarkan Anda makanan dan minuman. Berhentilah makan saat semua sudah selesai makan.
* Buka dengan obrolan
Hindari langsung membicarakan bisnis sebelum memesan makanan. Lakukan percakapan ringan, seperti membicarakan berita yang sedanghangat pada hari itu, cuaca, atau hal yang lainnya. Dari pembicaraan ini coba tangkap segala sesuatu yang tersirat. Ini bisa jadi bahan untuk menggolkan tujuan Anda.
* Mana lebih dulu, makan atau meeting?
Jika rapat dilakukan pada pukul 10 atau 11, maka meeting dilakukan lebih dulu, baru makan. Kalau dilakukan pada pukul 12, ajaklah klien untuk makan dulu, baru lanjut meeting.
Kirimkan ucapan terima kasih melalui e-mail setelah pertemuan itu. Kirimkan juga notulen, bila ada,. Setelah itu, jangan lupa segera kerjakan apa yang sudah menjadi tanggung jawab Anda.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar